Versicherungsordner erstellen

Bei dir liegt schon seit Monaten ein großer Stapel an unsortierten Unterlagen und du möchtest dich endlich mal an die Arbeit machen? Aber du weißt nicht wie und mit was du denn genau anfangen sollst? Dann empfehle ich dir, dich zunächst mit deinen Versicherungen auseinanderzusetzen. Sie sind ein gutes Thema zum Einstieg und im Umfang absehbar.

Ich verspreche dir, die folgenden vier Schritte sind wirklich einfach und simpel. So kannst auch du ganz entspannt dich deinen Unterlagen widmen und hast dann wieder Platz und Zeit für andere Dinge!  Du kannst das entspannt an einem Nachmittag oder Abend erledigen, am besten suchst du dir einen guten Podcast raus und machst dir einen Tee – oder ein Glas Wein. Viel Spaß!

Schritt 1: Vorbereiten

Hast du alles zu Hause, was du zum Ablegen benötigst? Damit du gleich entspannt arbeiten kannst (und nicht zwischendurch erst suchen musst) empfehle ich dir zunächst alle Materialien vorzubereiten.

Du brauchst:

  • einen Ordner
  • ein Register oder Trennblätter (ich nutze gerne etwa diese Variante)
  • ein Locher mit funktionierender Anschlagschiene! (so nennt sich offiziell das Plastikteil, mit dem man das Papier in der richtigen Länge einlegen kann), damit alle Blätter auch in der Mitte gelocht werden und die gleiche Länge haben.
  • einen Tacker (praktisch finde ich diese klammerlose Variante, etwa hier)
  • Falls du viel alte Tackerklammern entfernen musst – es gibt spezifische Tackerklammer-Entferner

Alles keine Weltneuheiten, aber absolut praktisch und hilfreich 🙂

Schritt 2: Unterlagen sammeln

Der nächste Schritt ist ebenfalls sehr simpel.

Suche alle deine Unterlagen passend zu dem Thema zusammen. Am besten gehst du alle deine klassischen Ablageorte (Schreibtisch, Eingangstisch, Kisten etc.) durch und schaust nur nach Unterlagen, die zu dem Thema Versicherungen passen. Diese kommen dann alle auf einen Stapel.

Schritt 3: Sortieren und Ausmisten

Und jetzt geht es endlich ans Sortieren. Dieser Schritt braucht etwas Zeit, blockiere dir hier am besten zwei bis drei Stunden, mache es dir gemütlich und deine Lieblingsmusik (oder Podcast) an.

Es ist sinnvoll, hier nicht alles auf einmal machen zu wollen, sondern in mehreren Durchgängen zu sortieren.

Sortieren, Teil 1: in Themenstapel sortieren

In der ersten Sortierrunde sortierst du zunächst den bunt gemischten Stapel nach Themen, hier nach deinen einzelnen Versicherungen durch. Die einzelnen Themen bekommen jeweils einen eigenen Stapel.

Sortieren, Teil 2: Themenstapel chronologisch sortieren und ausmisten

In der nächsten Sortierrunde gehst du nun Schritt für Schritt die einzelnen Themenstapel durch, wirfst Unnötiges weg und sortierst dann die Unterlagen chronologisch durch.

#kanndasweg? Aufbewahrungsempfehlungen

Grundsätzlich gilt: Solange die Versicherung läuft sollten die dazugehörigen Unterlagen auch aufbewahrt werden. Absolut zentral ist hier der Versicherungsvertrag (Versicherungsschein + Antrag) und alle Vertragsänderungen, die nach Abschluss noch dazugekommen sind.

Gekündigte oder abgelaufene Versicherungen musst du nicht mehr aufbewahren. Nur bei Renten- oder Lebensversicherungen ist es sinnvoll die Unterlagen für die Steuererklärung oder einen Erbfall aufzubewahren.

Häufig erhält du auch Schreiben zu Tarifänderungen oder Statusanzeigen von deiner Versicherung. Hier ist es ausreichend, wenn du nur die aktuellste (und auch derzeit gültige Variante) aufbewahrst, die älteren (und nicht mehr relevanten) Schreiben können vernichtet werden. Hier das Schreddern von sensiblen Unterlagen nicht vergessen.

Den Überblick nicht verlieren: nach diesem Schritt weißt du wieder ganz genau welche Versicherungen du denn so alles abgeschlossen hast. Ich empfehle dir, dass auch nochmal kurz in einer Übersichtsliste festzuhalten, meine Vorlage findest du hier. So hast du dann alle Versicherungen auf einen Blick und kennst deine monatlichen/jährlichen Kosten.

Schritt 4:  Einordnen

In diesem Schritt kommen deine sortierten Unterlagen endlich wieder in einen Ordner und sind dann wieder schnell aufzufinden. Nimm hier für jeden Themenstapel, der sich beim Sortieren ergeben hat, hier pro Versicherung, am besten ein Registerblatt. So bleibt es übersichtlich und alles ist einfach zu finden. Die Unterlagen sortierst du dann chronologisch aufsteigend ein, also die neuesten Unterlagen jeweils nach vorne.

Sinnvoll ist es auch dass du die Versicherungen, die du am häufigsten verwendest, vorne im Ordner sind und die weniger häufig verwendete Versicherungen hinten.

Absolut zentral ist das Deckblatt! So weißt du dann immer gleich was genau in dem Ordner zu finden ist. Hinter das Deckblatt kommt eine ausgedruckte Variante deiner Überblicksliste.

Meine Vorlage findest du hier.

Voila, jetzt bist du schon fertig!

Einen Bonusschritt empfehle ich dir jedoch noch:

Schritt 5: Ordnerrücken gestalten

Nimm dir etwas Zeit und gestalte deinen Ordnerrücken. Es ist viel schöner, wenn der Ordner zu deinem persönlichen Stil passt und keine sterile Büroatmosphere verbreitet.  Hier ist deiner Kreativität keine Grenzen gesetzt, ich etwa gestalte gerne mit japanischen Papieren meine Ordnerrücken (siehe hier), es gibt aber auch ganz tolle Aufkleber zu kaufen.

{Aufgrund der unklaren Rechtslage sind derzeit Beiträge mit Markenverlinkungen als Werbung zu kennzeichnen. Dieser Beitrag ist jedoch redaktioneller Natur und alle genannten oder verlinkten Produkte selbst bezahlt und stehen in keinerlei Verbindung zu den Herstellern}.