Du hast schon seit Monaten oder Jahren vor, dich endlich mal dem Datenchaos auf deinem Computer zu widmen? Du findest nichts mehr wieder und hast ein ständig schlechtes Gewissen oder Bauchschmerzen, wenn du daran denkst? Aber findest nie die Zeit oder den Mut, es wirklich mal anzugehen? Dann habe ich genau das richtige für dich.

Nämlich fünf einfache Tipps, wie du anfangen kannst und ganz schnell Wirkung erzielst. Diese fünf sind so simpel, dass sie eigentlich zu einfach sind. Und in ihrer Einfachheit sind sie genau meins – ich mag es nicht kompliziert. Komplizierte Systeme sind spannend zu entwickeln und machen mir Spaß. Sie sind aber nicht alltagstauglich, funktionieren nicht in Stressphasen und sind daher nicht für dein Ziel geeignet, mit einfachen Mitteln dir Zeit und Raum zu schaffen.

1. Räume regelmäßig deinen Desktop auf

Dein Desktop sollte leer sein und dich nicht erschlagen, sobald du deinen Computer aufklappst. Und das lässt sich einfach ändern.  Nehme dir 15min Zeit und räume alle Dateien und Ordner, die du auf deinem Desktop gespeichert hast, in die passenden Ordner. Grundsätzlich empfehle ich dir einen Ablageordner einzurichten. In diesen kommen alle Dateien, die du nicht sofort ablegen kannst. In regelmäßigen Abständen, bestenfalls jede Woche, sortierst du diesen dann durch.

2. Benenne deine Dateien gleich am Anfang und regelmäßig

Wenn du eine neue Datei runterlädst oder ein neues Worddokument öffnest – gebe der Datei als allererstes einen richtigen und eindeutigen Namen. Nicht Scan1212989434, unter dem du es nie wiederfinden wirst, sondern einen klaren und wiederfindbaren Dateinamen.

Selbst wenn du kein Ordnersystem auf deinem Computer hast, kannst du so mit der Suchfunktion jede Datei wiederfinden. Empfehlen möchte ich dir eine Kombination aus Datum und dem Inhalt der Datei.

Beispiel: 2019-09-02 #ironblogging1 Blogartikel Entwurf

Es ist sinnvoll, die Datei gleich als allererstes zu benennen. Zu Beginn deiner Arbeit mit dem Dokument hast du noch Zeit und Muße. Gleichzeitig ist dieser Moment die Möglichkeit, sich bewusst auf den Beginn der neuen Aufgabe einzustimmen und zu fokussieren. Gegen Ende möchte man meist so schnell wie möglich aufhören und verschiebt solche Aufgaben auf einen späteren Zeitpunkt und vergisst es dann.

3. Verschiebe alte Versionen in den _-Ordner

Du hast viele Dateien in einem Ordner, jedoch ist eigentlich nur eine davon noch aktuell? Gleichzeitig möchtest du den Bearbeitungsverlauf noch nachvollziehen können und sie nicht löschen? Dann empfehle ich dir einen _-Ordner. In diesen kommen alle alten Versionen von Dokumenten, Sicherungskopien oder alte Dateien. Nur die jeweils aktuelle und wichtige Datei ist im Ordner. So musst du nicht lange suchen und findest diese sofort.

Wieso _? Der Unterstrich ist in einer alphabetischen Sortierung immer ganz oben oder unten und stört so wenig.

Hier in Anwendung: der Unterstrich-Ordner, die Benennung der Daten und der Favoritenordner

4. Arbeite mit Favoriten-Ordner – erreiche deine wichtigen Ordner mit einem Klick

Nutze die Möglichkeit von Favoriten im Finder oder Windows Explorer. So kommst du mit einem Mausklick an deine wichtigsten Ordner und du kannst die Unterlagen gleich in den Ordner verschieben bzw. sofort darauf zugreifen.

So funktioniert es:

Windows: Um einen Ordner in das Favoritenfenster in der linken, oberen Ecke des Windows-Explorers zu setzen, klicke den gewünschten Ordner mit der linken Maustaste an, halten diese gedrückt und ziehe den Ordner in den Favoritenbereich.

Mac: Im Finder bei Mac kannst du einstellen, dass dir deine Favoriten angezeigt werden. Ziehe den Ordner in den Abschnitt „Favoriten“. Wird der Bereich „Favoriten“ nicht angezeigt, wähle „Finder“ > „Einstellungen“ > „Seitenleiste“.

5. Nutze Vorlagen-Ordner für sich wiederholende Prozesse

Bestimmte Dateien und Ordner finden sich immer wieder auf deinem Computer und du legst sie immer wieder neu an? Das muss nicht sein. Am besten entwickelst du eine leere Ordnerstruktur, die du dann nur noch kopieren musst und den Titel anpasst. Das eignet sich besonders gut bei Kundenordnern oder auch bei Projekten.

So könnte das aussehen:

Zu all den Tipps könnte ich noch Romane schreiben, aber das hebe ich mir für weitere Blogposts auf. Jetzt bin ich erst einmal sehr gespannt, ob dir diese Tipps weiterhelfen und du sie in deinen Arbeitsalltag einbauen kannst. Viel Spaß beim Umsetzen!

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