Die Basis für einen aufgeräumten Computer ist eine gute Ordnerstruktur. Aber was heißt das denn eigentlich? Welche Eigenschaften hat eine aufgeräumte und effektive Ordnerstruktur und welche Fehler sollte man am besten vermeiden? Dies möchte ich dir in diesem Blogartikel vorstellen.

Ordnerstrukturen entwickeln sich bei vielen meiner Kunden über die Zeit und wachsen organisch. Häufig lassen sich die dabei entstandenen Ordnerstrukturen in eine der drei folgenden Typen einordnen

Typ 1 – die Minimalisten:

Ordner sind Mangelware auf deinem Computer. Du hast nur eine Handvoll Ordner, in denen sich alle deine Dateien befinden. Viele sind auch einfach nur im Downloadordner oder liegen auf dem Desktop. Wenn du etwas suchst, nutzt du meistens die Suchfunktion. Immer in der Hoffnung, dass du die Datei auch benannt hattest und du sie wiederfinden kannst…

Typ 2 – die Horizontalisten:

Du magst Ordner. Und gerne viele davon auf einer Ebene. Wenn du einen bestimmten Ordner suchst, musst du erstmal eine Weile scrollen und schauen, wo jetzt der Ordner genau liegt, weil du ihn nicht auf den ersten Blick sehen kannst. Und dann ist hoffentlich die richtige Datei auch in diesem Ordner zu finden…

Typ 3 – die Vertikalisten:

Du magst auch Ordner. Und Unterordner. Und Unterordner der Unterordner. Wenn du eine bestimmte Datei suchst, klickst du dich erstmal eine Weile durch deine Ordner durch, bis du endlich bei dem gewünschten Dokument angekommen bist.

Du merkst sicher schon, alle drei Typen und Ordnerstrukturen haben ihre Probleme. Entweder ist die Struktur ist zu minimalistisch und hilft dir so nicht, oder sie wächst schnell in die Breite oder zu sehr in die Tiefe. Meist ergänzt man diese auch Stück für Stück und nimmt es gar nicht mehr so bewusst wahr. 

Deine Ablage- und Ordnerstruktur ist das Fundament für eine funktionale, hilfreiche und zeitsparende Ablage. Es ist lohnenswert, sich hier Zeit zu nehmen und es in Ruhe zu entwickeln. Langfristig sparst du damit jedes Mal viel Zeit, weil du genau weißt, wo du deine Dateien wieder findest.

Eine effektive Ordnerstruktur stattdessen ist übersichtlich, nachvollziehbar und schnell nutzbar.

Übersichtlich: Auf jeder Hirarchieebene sollten nur so viele Ordner sein, wie du auf einen Blick erfassen kannst. Denn je mehr Unterordner du in deinem Verzeichnis hast, desto länger benötigst du, den richtigen zu finden.

Nachvollziehbar: deine Struktur sollte (auch für andere) nachvollziehbar sein. Gründe für mangelnde Nachvollziehbarkeit sind oft:

  • unklare Ordnernamen, 
  • eine zu verschachtelte Ordnerstruktur 
  • oder zu wenige Ordner mit zu vielen Dateien 

Schnell: wesentlich für eine effektive Ordnerstruktur ist es, wie schnell du das gesuchte Element findet. Ziel sollte es sein, in drei Klicks die gewünschte Datei zu haben. Das bedeutet, die Entfernung von der obersten Ordnerebene bis zu jeder beliebigen Datei sollte nicht mehr als drei Ordner betragen.

Schnell, nachvollziehbar & übersichtlich – das 7-Ordner-Syste

All diese Eigenschaften vereint das 7-Ordner-System. Es hat sich bei mir besonders gut bewährt und ich möchte es dir daher als mögliches Modell vorstellen.

Auf jeder Hierarchieebene der Ordnerstruktur gibt es maximal sieben Ordner für deine Dateien. Das heißt, jeder Hauptordner (Ebene 1) hat maximal sieben Unterverzeichnisse (Ebene 2), und jedes dieser Unterverzeichnisse hat seinerseits maximal sieben Unterordner (Ebene 3).

Jedoch erweiterst du deinen Ordnerbaum nicht endlos, sondern arbeitest nur mit drei Ebenen. Dies hat den Vorteil, dass du jeden Ordner innerhalb von drei Klicks öffnen kannst. Wenn du die Struktur voll ausnutzt, kannst du bis zu 399 Ordner (Ebene 1=7 Ordner, Ebene 2=49 Ordner, Ebene 3=343 Ordner) anlegen, die du jeweils eindeutig benennst. Also musst du keine Sorge haben, dass dir die Ordner nicht reichen werden. 

Ausführliche Infos, wie du das Modell jetzt ganz praktisch für deine eigene Ordnerstruktur anwenden kannst, habe ich dir in diesem Blogartikel zusammengefasst.

Sehe es bitte als hilfreiches Modell, mit dem du gut arbeiten kannst, aber nicht als Gesetz. Du kannst es in sinnvollen Ausnahmefällen natürlich erweitern oder an deine Themen anpassen. Denn auch hier gilt es – das System soll dich unterstützen und dir weiterhelfen. Nicht andersherum.

Dir wünsche ich jetzt viel Spaß beim Umsetzen, ausprobieren und anpassen! Lass mich gerne wissen, wenn du Fragen dazu hast – ich helfe dir immer gerne weiter.

Du möchtest endlich deine eigene übersichtliche, nachvollziehbare und schnell nutzbare Ordnerstruktur, weißt aber nicht, wie du das umsetzen kannst? Dann ist dieser Blogartikel genau das richtige für dich. Du lernst, wie deine Ordnerstruktur aussehen sollte und wie du diese Struktur für dich selber entwickeln kannst.

Dieser Artikel ist zweigeteilt:

Teil 1: Ich stelle dir das 7-Ordner-System ausführlich und mit Beispielen vor

Teil 2: die Schritt für Schritt-Anleitung, wie du das 7-Ordner-System für deine eigene Ablage anwenden kannst

Teil 1: Das 7-Ordner-System ausführlich erklärt

Eine gute Vorlage für eine funktionale Ordnerstruktur bietet das 7-Ordner-System. Auf jeder Hierarchieebene der Ordnerstruktur gibt es maximal sieben Ordner für deine Dateien. Das heißt, jeder Hauptordner (Ebene 1) hat maximal sieben Unterverzeichnisse (Ebene 2), und jedes dieser Unterverzeichnisse hat seinerseits maximal sieben Unterordner (Ebene 3). Es sind immer sieben Ordner, da man diese Anzahl von Ordnern noch gut auf einen Blick erfassen kann.

Jedoch erweiterst du deinen Ordnerbaum nicht endlos, sondern arbeitest nur mit drei Ebenen. Dies hat den Vorteil, dass du jeden Ordner innerhalb von drei Klicks öffnen kannst. Wenn du die Struktur voll ausnutzt, kannst du bis zu 399 Ordner anlegen, die du jeweils eindeutig benennst.

Mit Beispielen kann man sich dies gleich viel besser vorstellen, daher nutze ich im folgenden Text zur Erläuterung Beispiele aus meiner eigenen Ordnerstruktur:

Ebene 1 – die großen Oberthemen 

Ebene 1 ist die oberste Ebene deiner Ablagestruktur. In Ebene 1 landen die großen Oberthemen deiner Ablage.  Eine Ordnerstruktur für deine Selbstständigkeit könnte auf der Ebene 1 so aussehen:  

Ebene 2 – Aufteilung in konkrete Themen oder Projekte

In der darauf folgenden Ebene wird es schon deutlich spezifischer und genauer. Hier handelt es sich dann um ein konkretes Projekt oder Thema mit klar umrissenen Inhalt, das zum Oberthema von Ebene 1 gehört.

Beispielsweise könnte dies so aussehen zu 5. Marketing:

Oder bei 4. Projekte:

Ebene 3 –  die Arbeitsebene mit detaillierter Aufteilung in Projektbereiche

Richtig spezifisch wird es nun in Ebene 3. Hier wird das Thema aus Ebene 2 nochmals genauer unterteilt. In den Ordnern der dritten Ebene liegen dann auch deine Dateien und hier arbeitest du am häufigsten.

Und so könnte die 3. Ebene aussehen:

Gerade bei der dritten Ebene ist es super, wenn du dir hier genau deine Bedürfnisse anschaust. Welche Themen sind für dich wichtig und welche benötigst du regelmäßig? 

 Ziel ist es, dass du nicht in einer langen Liste von Dateien suchen musst, sondern die Datei in dem Ordner aus der 3. Ebene auf den ersten Blick finden kannst.

Teil 2: die Schritt für Schritt Anleitung, wie du deine eigene Ordnerstruktur entwickeln kannst

Du bist nicht sicher, wie bei du das 7-Ordner-System auch für dich anwenden kannst? Dann ist der zweite Teil dieses Artikels genau das passende für dich. Ich stelle dir Schritt für Schritt vor, wie du es auch für dich anpassen und umsetzen kannst. Deine Fragen kannst du jederzeit als Kommentar stellen und ich helfe dir weiter.

Schritt 1: Was ist auf deinem Computer? Erstelle deine Themenliste

Hast du einen guten Überblick über die Themen und Inhalte auf deinem Computer? Wenn ja, dann kannst du gleich zum nächsten Schritt übergehen.

Falls du dir nicht sicher bist, lade ich dich ein erstmal eine kleine Entdeckungstour auf deiner Festplatte zu machen. Was für Themen findest du? Am besten machst du dir nebenbei Notizen und erstellst eine Überblicksliste. Diese muss nicht alles erfassen, eine grobe Übersicht ist ausreichend.

Schritt 2: Finde deine 7 großen Themenblöcke für Ebene 1

Nun geht es darum, deine großen Themen für die Ordner der Ebene 1 zu finden. Nehme deine Liste zur Hand und schaue, ob du sie in grobe Themenbereiche zusammenfassen kannst. Welche Inhalte und Ordner gehören zu einem Themenbereich und können gut unter einem Schlagwort gesammelt werden?

Dies lässt sich gut mit einer Mindmap verbinden, in der du freier sammeln und verknüpfen kannst. Notiere deine ersten Ideen für Oberthemen und schaue dann, welche Inhalte aus deiner Liste dazu passen könnten. Diese kannst du dann frei ergänzen, verschieben oder umändern.

Alternativ kannst du dies auch in Tabellenform machen, wenn diese Form der Arbeit dir besser liegt. In die Felder der rechten Spalte kannst du jeweils im Block Bereiche und Inhalte sammeln, die für dich thematisch zusammenpassen. Im zweiten Schritt kannst du dir dann einen guten beschreibenden Oberbegriff für den Themenbereich überlegen, den du in die linke Spalte einfügst.

Du wirst merken, dass sich dabei bestimmte Themenbereiche herauskristallisieren, unter denen sich fast alle Themen sammeln können. Diese eignen sich hervorragend, um damit die Grobstruktur zu bilden und die erste Ebene deiner Ordnerstruktur zu werden.

Schritt 3: wiederhole den Prozess für die Ebene 2 und Ebene 3

Mit dem gleichen Vorgehen kannst du dir nun auch die beiden folgenden Ebenen erschließen. Dies sind einige Ordner, daher würde ich dir vorschlagen, dass du dir einen Themenbereich nach dem anderen vornimmst und diese in Ruhe durcharbeitest. Beginne am besten mit dem Themenbereich, der gerade für deine Arbeit am wichtigsten ist. So stellst du sicher, dass du dich nicht verzettelst und du direkt davon profitierst.

Sehe das ganze spielerisch, nicht dein erster Entwurf wird die finale Version sein. Du wirst Themen zusammenfassen, umbenennen, ändern, durchstreichen, ergänzen, oder auch eine neue Version anfangen.  Falls du nicht für jede Ebene die sieben Ordner benötigst, ist das überhaupt kein Problem. Du musst sie nicht erzwingen oder krampfhaft finden, wenn du den Bedarf (noch) nicht hast.

Ebenso ist keiner Ordner in Stein gemeißelt, dein Ablagesystem ist immer im Wandel und du kannst und solltest es sogar regelmäßig anpassen.

Beachte bitte dabei: Meine Begriffe und Konnotationen zu Themen, die du in den Beispielen findest, passen sicherlich nicht immer für dich. Suche Begriffe, die für dich dazu passen, die du damit verbindest. Denn am Ende muss die Verbindung zu dem Themenbereich für dich selbst sofort erkennbar sein, damit du gut damit arbeiten kannst.

Findest du dabei Dateien (und dazugehörige Themenbereiche), die du nicht gleich zuordnen kannst? Dann sammle diese erst einmal in einer Liste und wir schauen später, ob du nicht doch noch ein Plätzchen für sie findest. Verbrauche dafür jetzt nicht zu viel Energie.

Das System kann natürlich auch für deine privaten Dateien angewandt werden. Ich würde dir empfehlen, hier zwei separate Systeme anzulegen und es nicht gemeinsam mit den Dokumenten deiner Selbstständigkeit in ein Ordnersystem zu zwängen. So weißt du immer ganz klar, wo du schauen musst, und es ist einfacher für dich die Daten zu sichern und Aufbewahrungsfristen einzuhalten.

Dir wünsche ich jetzt viel Spaß beim Umsetzen, ausprobieren und anpassen! Lass mich gerne wissen, wenn du Fragen dazu hast – ich helfe dir immer gerne weiter.

Du hast schon seit Monaten oder Jahren vor, dich endlich mal dem Datenchaos auf deinem Computer zu widmen? Du findest nichts mehr wieder und hast ein ständig schlechtes Gewissen oder Bauchschmerzen, wenn du daran denkst? Aber findest nie die Zeit oder den Mut, es wirklich mal anzugehen? Dann habe ich genau das richtige für dich.

Nämlich fünf einfache Tipps, wie du anfangen kannst und ganz schnell Wirkung erzielst. Diese fünf sind so simpel, dass sie eigentlich zu einfach sind. Und in ihrer Einfachheit sind sie genau meins – ich mag es nicht kompliziert. Komplizierte Systeme sind spannend zu entwickeln und machen mir Spaß. Sie sind aber nicht alltagstauglich, funktionieren nicht in Stressphasen und sind daher nicht für dein Ziel geeignet, mit einfachen Mitteln dir Zeit und Raum zu schaffen.

1. Räume regelmäßig deinen Desktop auf

Dein Desktop sollte leer sein und dich nicht erschlagen, sobald du deinen Computer aufklappst. Und das lässt sich einfach ändern.  Nehme dir 15min Zeit und räume alle Dateien und Ordner, die du auf deinem Desktop gespeichert hast, in die passenden Ordner. Grundsätzlich empfehle ich dir einen Ablageordner einzurichten. In diesen kommen alle Dateien, die du nicht sofort ablegen kannst. In regelmäßigen Abständen, bestenfalls jede Woche, sortierst du diesen dann durch.

2. Benenne deine Dateien gleich am Anfang und regelmäßig

Wenn du eine neue Datei runterlädst oder ein neues Worddokument öffnest – gebe der Datei als allererstes einen richtigen und eindeutigen Namen. Nicht Scan1212989434, unter dem du es nie wiederfinden wirst, sondern einen klaren und wiederfindbaren Dateinamen.

Selbst wenn du kein Ordnersystem auf deinem Computer hast, kannst du so mit der Suchfunktion jede Datei wiederfinden. Empfehlen möchte ich dir eine Kombination aus Datum und dem Inhalt der Datei.

Beispiel: 2019-09-02 #ironblogging1 Blogartikel Entwurf

Es ist sinnvoll, die Datei gleich als allererstes zu benennen. Zu Beginn deiner Arbeit mit dem Dokument hast du noch Zeit und Muße. Gleichzeitig ist dieser Moment die Möglichkeit, sich bewusst auf den Beginn der neuen Aufgabe einzustimmen und zu fokussieren. Gegen Ende möchte man meist so schnell wie möglich aufhören und verschiebt solche Aufgaben auf einen späteren Zeitpunkt und vergisst es dann.

3. Verschiebe alte Versionen in den _-Ordner

Du hast viele Dateien in einem Ordner, jedoch ist eigentlich nur eine davon noch aktuell? Gleichzeitig möchtest du den Bearbeitungsverlauf noch nachvollziehen können und sie nicht löschen? Dann empfehle ich dir einen _-Ordner. In diesen kommen alle alten Versionen von Dokumenten, Sicherungskopien oder alte Dateien. Nur die jeweils aktuelle und wichtige Datei ist im Ordner. So musst du nicht lange suchen und findest diese sofort.

Wieso _? Der Unterstrich ist in einer alphabetischen Sortierung immer ganz oben oder unten und stört so wenig.

Hier in Anwendung: der Unterstrich-Ordner, die Benennung der Daten und der Favoritenordner

4. Arbeite mit Favoriten-Ordner – erreiche deine wichtigen Ordner mit einem Klick

Nutze die Möglichkeit von Favoriten im Finder oder Windows Explorer. So kommst du mit einem Mausklick an deine wichtigsten Ordner und du kannst die Unterlagen gleich in den Ordner verschieben bzw. sofort darauf zugreifen.

So funktioniert es:

Windows: Um einen Ordner in das Favoritenfenster in der linken, oberen Ecke des Windows-Explorers zu setzen, klicke den gewünschten Ordner mit der linken Maustaste an, halten diese gedrückt und ziehe den Ordner in den Favoritenbereich.

Mac: Im Finder bei Mac kannst du einstellen, dass dir deine Favoriten angezeigt werden. Ziehe den Ordner in den Abschnitt „Favoriten“. Wird der Bereich „Favoriten“ nicht angezeigt, wähle „Finder“ > „Einstellungen“ > „Seitenleiste“.

5. Nutze Vorlagen-Ordner für sich wiederholende Prozesse

Bestimmte Dateien und Ordner finden sich immer wieder auf deinem Computer und du legst sie immer wieder neu an? Das muss nicht sein. Am besten entwickelst du eine leere Ordnerstruktur, die du dann nur noch kopieren musst und den Titel anpasst. Das eignet sich besonders gut bei Kundenordnern oder auch bei Projekten.

So könnte das aussehen:

Zu all den Tipps könnte ich noch Romane schreiben, aber das hebe ich mir für weitere Blogposts auf. Jetzt bin ich erst einmal sehr gespannt, ob dir diese Tipps weiterhelfen und du sie in deinen Arbeitsalltag einbauen kannst. Viel Spaß beim Umsetzen!

Du hast dich endlich mal entschlossen heute deine Unterlagen anzugehen und diese auszumisten und in ein System zu bringen? Richtig stolz auf deine Motivation machst du dich an die Arbeit, fängst an Sachen zu sortieren und Stapel zu erstellen.

Aber dann wird es auf einmal kniffelig: kann ich die alten Kontoauszüge jetzt wirklich wegwerfen oder muss ich die doch aufbewahren? Und wie genau war es eigentlich nochmal mit den alten Versicherungsunterlagen? Und den monatlichen Zetteln vom Arbeitgeber? brauche ich die noch? … Und aus der ganzen Unsicherheit heraus bleibst du dann stecken, packst alle Unterlagen wieder auf einen Stapel und verschiebst es auf ein anderes Datum, wenn du dann Zeit hast dich da endlich mal so richtig einzulesen.

Und genau da möchte ich dir heute helfen und dir die Recherchearbeit sparen: in diesem Artikel findest du eine sehr ausführliche Liste mit all den klassischen Unterlagen, die bei Privatpersonen sehr häufig zu Hause zu finden sind. Ich erkläre dir jeweils, was da hier entspannt entsorgen kannst, wo es sich lohnt die Unterlagen noch aufzubewahren und bei welchen Themen auch eine digitale Form davon reichen würde.

Sag mir in den Kommentaren Bescheid, wenn dir ein Themenfeld fehlt oder du noch mehr wissen möchtest, ich werde diesen Artikel regelmäßig updaten!

Jetzt aber erstmal viel Spaß beim Ausmisten, am besten nimmst du dir in aller Ruhe ein Themenfeld nach dem anderen vor.

Und bitte hier nicht vergessen: all diese Fristen und Empfehlungen gelten nur für Privatpersonen, nicht für Selbstständige oder Unternehmen.


Rechnungen, Kassenbelege und Garantien

Bei Rechnungen und Kassenbelegen ist der Richtwert für die Aufbewahrung 2 Jahre. Dies bedingt sich aus der gesetzlichen Gewährleistungszeit von zwei Jahren, danach kann man mit dem Beleg die Ware nicht mehr reklamieren und er kann entsorgt werden. Teilweise bieten die Hersteller aber auch eine verlängerte Garantie an, hier verschiebt sich natürlich die Aufbewahrungszeit nach hinten.

Ausnahme: Handwerkerrechnungen müssen für fünf Jahre aufbewahrt werden.

Wenn du etwa eine Hausratsversicherung abgeschlossen hast und du gerade bei größeren Investitionsgütern noch die Rechnungen aufbewahren möchtest, empfehle ich dir eine digitale Kopie. So hast du wieder Platz bei deinen Unterlagen, aber noch für den Notfall den Scan. Beim Scannen bitte eine eindeutige Benennung nicht vergessen (YYYYMMDD Beleg XY) und einen festen Ablageort dafür anlegen


Betriebsanleitungen

Bieten ein tolles Erfolgserlebnis beim Ausmisten. Hier finden sich oft ganz spannende alte Modelle von längst nicht mehr genutzten Geräten – die dürfen alle weg! Falls ich doch mal was nicht weiß – Google weiß alles und meist schneller wie man die Betriebsanleitung herausgesucht hätte.


Alte Kreditunterlagen

Ist der Kredit abgezahlt und auch sonst alles geklärt? Glückwunsch, dann dürfen die Unterlagen in den Schredder.


Kontoauszüge / Kreditkartenabrechnungen

Als Richtwert für die Aufbewahrung von Privatpersonen gilt hier vier Jahre. Innerhalb dieses Zeitraums kann etwa das Finanzamt Nachweise über gezahlte Rechnungen (sei es Werbungskosten, Sonderausgaben o.ä.) verlangen, ebenso kannst du regelmäßige Zahlungen wie Miete oder Unterhalt so nachweisen.

Gut zu wissen: auch der elektronische Kontoauszug (bzw. Kreditkartenabrechnung) gilt als Nachweis! Laut Bundesfinanzministerium ist das der Fall, sofern das elektronische Dokument vorher vom Kontoinhaber auf seine Richtigkeit überprüft worden ist. Wenn ein Steuerpflichtiger also einen Kontoauszug vorlegt, den eine Bank im unveränderbaren PDF-Format erstellt hat, gilt seine Nachweispflicht als erfüllt. Ein Ausdruck des elektronischen Kontoauszugs gilt jedoch dann als Kopie des Originals, daher sollte das digitale Original nicht vor Ablauf der Ablauf der Frist gelöscht werden.

Hier bitte aufpassen, dass die digitalen Varianten, die von den Banken bereitgestellt werden, auch rechtzeitig auf den eigenen Computer geladen werden (klar benannt & abgesichert).

Bei Selbstständigen ist der Richtwert zehn Jahre.


Jährlichen Meldebescheinigungen zur Sozialversicherung

Diese Unterlagen sind zentral, falls du bei Unklarheiten bei deiner Rentenversicherung deine Arbeitszeiten nachweisen möchtest. Daher ist es empfehlenswert diese sicherheitshalber bis zum Rentenbeginn aufbewahren. Wer ganz sichergehen will, archiviert auch die monatlichen Gehaltsabrechnungen. Spätestens hier empfehle ich dann aber wirklich eine digitale Lösung, das muss nicht alles in Papierform für die nächsten vierzig Jahre aufbewahrt werden


Arbeitsverträge

Deine alten Arbeitsverträge müssen nicht unbedingt aufbewahrt werden, diese dokumentieren nur deine eigene Berufstätigkeit. Daher am besten nur digital abspeichern!


Unterlagen Rentenversicherung

Du erhältst einen jährlichen Bescheid über aktuellen Rentenanspruch. Hier muss nur die aktuellste Version aufbewahrt werden – und diese bitte auch gegenchecken!


Handwerkerrechnungen

Es gibt nur eine gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungspflicht privater Unterlagen, die für jeden gilt, und diese ist bei Handwerkerrechnungen, umso gegen Schwarzarbeit vorzugehen. Die genaue Aufbewahrungsfrist sollte auf der Rechnung vermerkt sein.

Generell gilt die Aufbewahrungsfrist von zwei Jahren für Rechnungen für Handwerkerleistungen, die du als Privatperson von der Steuer absetzen kannst. Das gilt vor allem für Eigenheimbesitzer. Alle Handwerksleistungen, die einer Gewährleistungspflicht unterliegen, musst du sogar fünf Jahre lang archivieren. Dazu gehören Rechnungen über Bauleistungen, Planungsleistungen, Handwerks- und Renovierungsarbeiten sowie Reinigungsarbeiten.


Steuerunterlagen (Privatpersonen)

Grundsätzlich gilt: Nach ergangenem Steuerbescheid des Finanzamts kannst du deine Belege entsorgen. Ist ein Steuerbescheid nur vorläufig oder unter Vorbehalt versandt worden, solltest du ihn solange aufbewahren, bis der Sachverhalt geklärt ist. Gleiches gilt, wenn du Einspruch gegen den Bescheid einlegen willst.

Auch wenn du die Unterlagen nach erfolgreichen Bescheid theoretisch wegwerfen darfst empfehlt es sich die Steuerunterlagen noch mindestens vier Jahre lang aufzubewahren. Bei vielen Anträgen (Pflege von Angehörigen, Elterngeld, Kindergartenplatz o.ä.) muss die Einkommenshöhe nachgewiesen werden. Am einfachsten ist dieses eben mit dem Einkommenssteuerbescheid machbar.

Bei Steuerpflichtigen, die mehr als 500.000 Euro im Kalenderjahr einnehmen, verlängert sich die Belegpflicht auf sechs Jahre. Eine Ausnahme gilt laut Abgabenordnung nur für Steuerpflichtige, bei denen die Summe der positiven Einkünfte mehr als 500.000 Euro im Kalenderjahr beträgt. Sie müssen die Steuerunterlagen und Belege sechs Jahre aufbewahren.


Versicherungen

Hier gilt: solange die Versicherung läuft sollten die dazugehörigen Unterlagen auch aufbewahrt werden. Absolut zentral ist hier der Versicherungsvertrag (Versicherungsschein + Antrag) und alle Vertragsänderungen, die nach Abschluss noch dazugekommen sind.

Im Fall von Schreiben zu Tarifänderungen oder Statusanzeigen empfehle ich dir nur die aktuellste Variante davon aufzubewahren, die älteren (und nicht mehr relevanten) Schreiben können vernichtet werden.

Gekündigte oder abgelaufene Versicherungen musst du nicht mehr aufbewahren, nur bei Renten- oder Lebensversicherungen ist es sinnvoll die Unterlagen für die Steuererklärung oder einen Erbfall aufzubewahren. 


Krankenkasse/Arztunterlagen

Arztunterlagen und Arztberichte sollten auf jeden Fall aufbewahrt werden, diese können auch noch nach Jahren wieder gebraucht werden. Hier wäre aber auch eine digitale Variante meines Erachtens ausreichend.


Zeugnisse/Geburtsurkunden/Kaufverträge und Notarunterlagen

Bitte alles auf jeden Fall aufbewahren, bestenfalls an einem gesicherten Ort im Original (Bankschließfach) und Kopien in einem Ordner zu Hause. Hier würde ich auf jeden Fall auch eine gut gesicherte digitale Kopie anlegen und speichern.

dies war jetzt eine sehr ausführliche Liste, aber auch hier gilt:

Disclaimer: Diese Angaben sind alle sorgfältig recherchiert und entsprechen meines Wissens den aktuellen Stand von April 2019. Jedoch sind alle Angaben ohne Gewähr und ersetzen im Einzelfall nicht die Absprache mit deiner SteuerberaterIn.