Du hast schon seit Monaten oder Jahren vor, dich endlich mal dem Datenchaos auf deinem Computer zu widmen? Du findest nichts mehr wieder und hast ein ständig schlechtes Gewissen oder Bauchschmerzen, wenn du daran denkst? Aber findest nie die Zeit oder den Mut, es wirklich mal anzugehen? Dann habe ich genau das richtige für dich.

Nämlich fünf einfache Tipps, wie du anfangen kannst und ganz schnell Wirkung erzielst. Diese fünf sind so simpel, dass sie eigentlich zu einfach sind. Und in ihrer Einfachheit sind sie genau meins – ich mag es nicht kompliziert. Komplizierte Systeme sind spannend zu entwickeln und machen mir Spaß. Sie sind aber nicht alltagstauglich, funktionieren nicht in Stressphasen und sind daher nicht für dein Ziel geeignet, mit einfachen Mitteln dir Zeit und Raum zu schaffen.

1. Räume regelmäßig deinen Desktop auf

Dein Desktop sollte leer sein und dich nicht erschlagen, sobald du deinen Computer aufklappst. Und das lässt sich einfach ändern.  Nehme dir 15min Zeit und räume alle Dateien und Ordner, die du auf deinem Desktop gespeichert hast, in die passenden Ordner. Grundsätzlich empfehle ich dir einen Ablageordner einzurichten. In diesen kommen alle Dateien, die du nicht sofort ablegen kannst. In regelmäßigen Abständen, bestenfalls jede Woche, sortierst du diesen dann durch.

2. Benenne deine Dateien gleich am Anfang und regelmäßig

Wenn du eine neue Datei runterlädst oder ein neues Worddokument öffnest – gebe der Datei als allererstes einen richtigen und eindeutigen Namen. Nicht Scan1212989434, unter dem du es nie wiederfinden wirst, sondern einen klaren und wiederfindbaren Dateinamen.

Selbst wenn du kein Ordnersystem auf deinem Computer hast, kannst du so mit der Suchfunktion jede Datei wiederfinden. Empfehlen möchte ich dir eine Kombination aus Datum und dem Inhalt der Datei.

Beispiel: 2019-09-02 #ironblogging1 Blogartikel Entwurf

Es ist sinnvoll, die Datei gleich als allererstes zu benennen. Zu Beginn deiner Arbeit mit dem Dokument hast du noch Zeit und Muße. Gleichzeitig ist dieser Moment die Möglichkeit, sich bewusst auf den Beginn der neuen Aufgabe einzustimmen und zu fokussieren. Gegen Ende möchte man meist so schnell wie möglich aufhören und verschiebt solche Aufgaben auf einen späteren Zeitpunkt und vergisst es dann.

3. Verschiebe alte Versionen in den _-Ordner

Du hast viele Dateien in einem Ordner, jedoch ist eigentlich nur eine davon noch aktuell? Gleichzeitig möchtest du den Bearbeitungsverlauf noch nachvollziehen können und sie nicht löschen? Dann empfehle ich dir einen _-Ordner. In diesen kommen alle alten Versionen von Dokumenten, Sicherungskopien oder alte Dateien. Nur die jeweils aktuelle und wichtige Datei ist im Ordner. So musst du nicht lange suchen und findest diese sofort.

Wieso _? Der Unterstrich ist in einer alphabetischen Sortierung immer ganz oben oder unten und stört so wenig.

Hier in Anwendung: der Unterstrich-Ordner, die Benennung der Daten und der Favoritenordner

4. Arbeite mit Favoriten-Ordner – erreiche deine wichtigen Ordner mit einem Klick

Nutze die Möglichkeit von Favoriten im Finder oder Windows Explorer. So kommst du mit einem Mausklick an deine wichtigsten Ordner und du kannst die Unterlagen gleich in den Ordner verschieben bzw. sofort darauf zugreifen.

So funktioniert es:

Windows: Um einen Ordner in das Favoritenfenster in der linken, oberen Ecke des Windows-Explorers zu setzen, klicke den gewünschten Ordner mit der linken Maustaste an, halten diese gedrückt und ziehe den Ordner in den Favoritenbereich.

Mac: Im Finder bei Mac kannst du einstellen, dass dir deine Favoriten angezeigt werden. Ziehe den Ordner in den Abschnitt „Favoriten“. Wird der Bereich „Favoriten“ nicht angezeigt, wähle „Finder“ > „Einstellungen“ > „Seitenleiste“.

5. Nutze Vorlagen-Ordner für sich wiederholende Prozesse

Bestimmte Dateien und Ordner finden sich immer wieder auf deinem Computer und du legst sie immer wieder neu an? Das muss nicht sein. Am besten entwickelst du eine leere Ordnerstruktur, die du dann nur noch kopieren musst und den Titel anpasst. Das eignet sich besonders gut bei Kundenordnern oder auch bei Projekten.

So könnte das aussehen:

Zu all den Tipps könnte ich noch Romane schreiben, aber das hebe ich mir für weitere Blogposts auf. Jetzt bin ich erst einmal sehr gespannt, ob dir diese Tipps weiterhelfen und du sie in deinen Arbeitsalltag einbauen kannst. Viel Spaß beim Umsetzen!

Du hast dich endlich mal entschlossen heute deine Unterlagen anzugehen und diese auszumisten und in ein System zu bringen? Richtig stolz auf deine Motivation machst du dich an die Arbeit, fängst an Sachen zu sortieren und Stapel zu erstellen.

Aber dann wird es auf einmal kniffelig: kann ich die alten Kontoauszüge jetzt wirklich wegwerfen oder muss ich die doch aufbewahren? Und wie genau war es eigentlich nochmal mit den alten Versicherungsunterlagen? Und den monatlichen Zetteln vom Arbeitgeber? brauche ich die noch? … Und aus der ganzen Unsicherheit heraus bleibst du dann stecken, packst alle Unterlagen wieder auf einen Stapel und verschiebst es auf ein anderes Datum, wenn du dann Zeit hast dich da endlich mal so richtig einzulesen.

Und genau da möchte ich dir heute helfen und dir die Recherchearbeit sparen: in diesem Artikel findest du eine sehr ausführliche Liste mit all den klassischen Unterlagen, die bei Privatpersonen sehr häufig zu Hause zu finden sind. Ich erkläre dir jeweils, was da hier entspannt entsorgen kannst, wo es sich lohnt die Unterlagen noch aufzubewahren und bei welchen Themen auch eine digitale Form davon reichen würde.

Sag mir in den Kommentaren Bescheid, wenn dir ein Themenfeld fehlt oder du noch mehr wissen möchtest, ich werde diesen Artikel regelmäßig updaten!

Jetzt aber erstmal viel Spaß beim Ausmisten, am besten nimmst du dir in aller Ruhe ein Themenfeld nach dem anderen vor.

Und bitte hier nicht vergessen: all diese Fristen und Empfehlungen gelten nur für Privatpersonen, nicht für Selbstständige oder Unternehmen.


Rechnungen, Kassenbelege und Garantien

Bei Rechnungen und Kassenbelegen ist der Richtwert für die Aufbewahrung 2 Jahre. Dies bedingt sich aus der gesetzlichen Gewährleistungszeit von zwei Jahren, danach kann man mit dem Beleg die Ware nicht mehr reklamieren und er kann entsorgt werden. Teilweise bieten die Hersteller aber auch eine verlängerte Garantie an, hier verschiebt sich natürlich die Aufbewahrungszeit nach hinten.

Ausnahme: Handwerkerrechnungen müssen für fünf Jahre aufbewahrt werden.

Wenn du etwa eine Hausratsversicherung abgeschlossen hast und du gerade bei größeren Investitionsgütern noch die Rechnungen aufbewahren möchtest, empfehle ich dir eine digitale Kopie. So hast du wieder Platz bei deinen Unterlagen, aber noch für den Notfall den Scan. Beim Scannen bitte eine eindeutige Benennung nicht vergessen (YYYYMMDD Beleg XY) und einen festen Ablageort dafür anlegen


Betriebsanleitungen

Bieten ein tolles Erfolgserlebnis beim Ausmisten. Hier finden sich oft ganz spannende alte Modelle von längst nicht mehr genutzten Geräten – die dürfen alle weg! Falls ich doch mal was nicht weiß – Google weiß alles und meist schneller wie man die Betriebsanleitung herausgesucht hätte.


Alte Kreditunterlagen

Ist der Kredit abgezahlt und auch sonst alles geklärt? Glückwunsch, dann dürfen die Unterlagen in den Schredder.


Kontoauszüge / Kreditkartenabrechnungen

Als Richtwert für die Aufbewahrung von Privatpersonen gilt hier vier Jahre. Innerhalb dieses Zeitraums kann etwa das Finanzamt Nachweise über gezahlte Rechnungen (sei es Werbungskosten, Sonderausgaben o.ä.) verlangen, ebenso kannst du regelmäßige Zahlungen wie Miete oder Unterhalt so nachweisen.

Gut zu wissen: auch der elektronische Kontoauszug (bzw. Kreditkartenabrechnung) gilt als Nachweis! Laut Bundesfinanzministerium ist das der Fall, sofern das elektronische Dokument vorher vom Kontoinhaber auf seine Richtigkeit überprüft worden ist. Wenn ein Steuerpflichtiger also einen Kontoauszug vorlegt, den eine Bank im unveränderbaren PDF-Format erstellt hat, gilt seine Nachweispflicht als erfüllt. Ein Ausdruck des elektronischen Kontoauszugs gilt jedoch dann als Kopie des Originals, daher sollte das digitale Original nicht vor Ablauf der Ablauf der Frist gelöscht werden.

Hier bitte aufpassen, dass die digitalen Varianten, die von den Banken bereitgestellt werden, auch rechtzeitig auf den eigenen Computer geladen werden (klar benannt & abgesichert).

Bei Selbstständigen ist der Richtwert zehn Jahre.


Jährlichen Meldebescheinigungen zur Sozialversicherung

Diese Unterlagen sind zentral, falls du bei Unklarheiten bei deiner Rentenversicherung deine Arbeitszeiten nachweisen möchtest. Daher ist es empfehlenswert diese sicherheitshalber bis zum Rentenbeginn aufbewahren. Wer ganz sichergehen will, archiviert auch die monatlichen Gehaltsabrechnungen. Spätestens hier empfehle ich dann aber wirklich eine digitale Lösung, das muss nicht alles in Papierform für die nächsten vierzig Jahre aufbewahrt werden


Arbeitsverträge

Deine alten Arbeitsverträge müssen nicht unbedingt aufbewahrt werden, diese dokumentieren nur deine eigene Berufstätigkeit. Daher am besten nur digital abspeichern!


Unterlagen Rentenversicherung

Du erhältst einen jährlichen Bescheid über aktuellen Rentenanspruch. Hier muss nur die aktuellste Version aufbewahrt werden – und diese bitte auch gegenchecken!


Handwerkerrechnungen

Es gibt nur eine gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungspflicht privater Unterlagen, die für jeden gilt, und diese ist bei Handwerkerrechnungen, umso gegen Schwarzarbeit vorzugehen. Die genaue Aufbewahrungsfrist sollte auf der Rechnung vermerkt sein.

Generell gilt die Aufbewahrungsfrist von zwei Jahren für Rechnungen für Handwerkerleistungen, die du als Privatperson von der Steuer absetzen kannst. Das gilt vor allem für Eigenheimbesitzer. Alle Handwerksleistungen, die einer Gewährleistungspflicht unterliegen, musst du sogar fünf Jahre lang archivieren. Dazu gehören Rechnungen über Bauleistungen, Planungsleistungen, Handwerks- und Renovierungsarbeiten sowie Reinigungsarbeiten.


Steuerunterlagen (Privatpersonen)

Grundsätzlich gilt: Nach ergangenem Steuerbescheid des Finanzamts kannst du deine Belege entsorgen. Ist ein Steuerbescheid nur vorläufig oder unter Vorbehalt versandt worden, solltest du ihn solange aufbewahren, bis der Sachverhalt geklärt ist. Gleiches gilt, wenn du Einspruch gegen den Bescheid einlegen willst.

Auch wenn du die Unterlagen nach erfolgreichen Bescheid theoretisch wegwerfen darfst empfehlt es sich die Steuerunterlagen noch mindestens vier Jahre lang aufzubewahren. Bei vielen Anträgen (Pflege von Angehörigen, Elterngeld, Kindergartenplatz o.ä.) muss die Einkommenshöhe nachgewiesen werden. Am einfachsten ist dieses eben mit dem Einkommenssteuerbescheid machbar.

Bei Steuerpflichtigen, die mehr als 500.000 Euro im Kalenderjahr einnehmen, verlängert sich die Belegpflicht auf sechs Jahre. Eine Ausnahme gilt laut Abgabenordnung nur für Steuerpflichtige, bei denen die Summe der positiven Einkünfte mehr als 500.000 Euro im Kalenderjahr beträgt. Sie müssen die Steuerunterlagen und Belege sechs Jahre aufbewahren.


Versicherungen

Hier gilt: solange die Versicherung läuft sollten die dazugehörigen Unterlagen auch aufbewahrt werden. Absolut zentral ist hier der Versicherungsvertrag (Versicherungsschein + Antrag) und alle Vertragsänderungen, die nach Abschluss noch dazugekommen sind.

Im Fall von Schreiben zu Tarifänderungen oder Statusanzeigen empfehle ich dir nur die aktuellste Variante davon aufzubewahren, die älteren (und nicht mehr relevanten) Schreiben können vernichtet werden.

Gekündigte oder abgelaufene Versicherungen musst du nicht mehr aufbewahren, nur bei Renten- oder Lebensversicherungen ist es sinnvoll die Unterlagen für die Steuererklärung oder einen Erbfall aufzubewahren. 


Krankenkasse/Arztunterlagen

Arztunterlagen und Arztberichte sollten auf jeden Fall aufbewahrt werden, diese können auch noch nach Jahren wieder gebraucht werden. Hier wäre aber auch eine digitale Variante meines Erachtens ausreichend.


Zeugnisse/Geburtsurkunden/Kaufverträge und Notarunterlagen

Bitte alles auf jeden Fall aufbewahren, bestenfalls an einem gesicherten Ort im Original (Bankschließfach) und Kopien in einem Ordner zu Hause. Hier würde ich auf jeden Fall auch eine gut gesicherte digitale Kopie anlegen und speichern.

dies war jetzt eine sehr ausführliche Liste, aber auch hier gilt:

Disclaimer: Diese Angaben sind alle sorgfältig recherchiert und entsprechen meines Wissens den aktuellen Stand von April 2019. Jedoch sind alle Angaben ohne Gewähr und ersetzen im Einzelfall nicht die Absprache mit deiner SteuerberaterIn.